Elite Fashion: egyedi ügyviteli rendszer három budapesti öltönyüzletnek

Az Elite Fashion három budapesti üzletben és webshopon árul férfiöltönyöket. A napi forgalom, a kasszák, a beosztás, a bérek és a számlák korábban külön táblázatokban, füzetekben és üzenetekben éltek, így a hónap végén mindent kézzel kellett összefésülni.

A kihívás

A cél egy olyan rendszer volt, amelyben a boltok napi munkája és a cég pénzügyei egy helyen futnak: a boltokban gyorsan rögzíthető legyen a nap, a tulajdonos pedig bárhonnan, telefonról is lássa, hol tart a cég.

A megoldás

Egy teljesen egyedi, böngészőből és mobilról is használható ügyviteli rendszert fejlesztettem, külön tulajdonosi és bolti fiókokkal.

• Napi zárás és kasszák: boltonként a készpénzes és a kártyás forgalom, a kassza egyenlege és a napi zárás. Ha egy zárás elmarad, a rendszer push-értesítést küld.
• Pénzmozgások és könyvelés: bevételek, kiadások, eredménykimutatás és riportok, szűrhető listákkal és exporttal.
• Számlák NAV-importtal: a bejövő számlák automatikusan érkeznek a NAV Online Számla rendszeréből és e-mailből, több pénznemben (forint, euró, dollár). A bolti kasszából fizetett számla magától levonódik a kassza egyenlegéből.
• Bankegyeztetés: a banki tételek importja után a rendszer automatikusan párosítja a számlákat és a bankmozgásokat, a megosztott és az összevont utalásoknál is.
• Csapat: beosztás, szabadságok, bérek és bérjegyzékek, valamint havi értékelések prémiumszámítással.
• Selejt és hibás termékek: vonalkódolvasóval rögzíthető tételek, a terméklistából automatikusan kitöltött névvel és árral.
• Belső chat és napi feladatok: a boltok és a vezetés egy felületen beszél egymással, a napi teendők pedig kipipálhatók.

AI-összekötő: kérdezz a saját adataidtól

A rendszerhez egy biztonságos, csak olvasási jogú Claude-összekötő (MCP) is tartozik. A tulajdonos így magyarul, egy mondatban kérdezhet: „Mennyi volt a múlt heti forgalom a három boltban?” vagy „Mely számlák esedékesek a héten?”, és a válasz közvetlenül az ügyviteli adatokból érkezik. Módosítani az összekötőn keresztül semmit nem lehet.

Biztonság

A belépést kétlépcsős azonosítás, belépési korlát és eszközönkénti bejelentkezés védi, minden fontos művelet naplózva van. A feltöltött számlák és bérjegyzékek közvetlenül a webről nem érhetők el, az adatokról pedig minden éjjel automatikus mentés készül.

Az eredmény

A boltok percek alatt lezárják a napot, a tulajdonos pedig egyetlen képernyőn látja a kasszákat, a forgalmat, a számlákat és a csapat teljesítményét. A hónap végi összesítés már nem napok munkája, hanem egy kattintás.

A képen szereplő nevek és számok illusztrációk, nem valós adatok.