Visual By Adam CRM: a saját ügyfél-, projekt- és számlázórendszerem

Amit az ügyfeleimnek építek, azt magamon is használom. A Visual By Adam CRM a saját vállalkozásom működési központja: itt fut minden az első érdeklődőtől a kifizetett számláig. Azért építettem meg, mert egyik dobozos rendszer sem tudta egyszerre azt, amire egy egyéni webfejlesztő és automatizálási szakember napi szinten szüksége van.

A kihívás

Az ajánlatok Word-fájlokban, a szerződések e-mailekben, a számlák a Billingóban, a határidők a fejemben és a naptárban voltak. Minden új projektnél ugyanazokat az adatokat kellett több helyre beírni, és könnyű volt elfelejteni egy havidíjas számlát vagy egy domain lejáratát.

A megoldás

• Vezérlőpult: havi bevétel, kintlévőség, aktív projektek és a közelgő határidők (átadás, fizetési határidő, havidíj, domain- és tárhelylejárat) egy képernyőn.
• Partnerek adószámmal: az adószám beírására a cégadatok maguktól kitöltődnek, és egy helyen látszanak a kapcsolattartók, a projektek és a számlák.
• Projekt-kanban: ajánlat kint, folyamatban, átadás előtt, lezárva. Projektenként brief, készültség, hibalista, fájlok és egy gombnyomásos előlegszámla.
• AI-ajánlatgenerátor: a rögzített igényből egy felhőben futó AI-rutin egy órán belül arculatos, animált ajánlatoldalt készít elfogadó gombbal, és az ügyfél elfogadása magától visszajelez a CRM-be. A nyersen beírt projektleírásokat ugyanígy rendezett briefté alakítja.
• Kérdőív és szerződés: az ügyfél egy linken kitölti az igényfelmérő kérdőívet, az elfogadott ajánlatból szerződés lesz, amelyet szintén online, linkről ír alá.
• Számlázás két cégnek: Billingo-integráció, számlaküldés, fizetésrögzítés, cash-flow nézet, könyvelői Excel-export, automatikus havidíjas számlázás és fizetési emlékeztetők.
• Hibabejelentés e-mailből: az ügyfél hibabejelentő levele automatikusan a megfelelő projekt hibalistájára kerül.
• E-mail-sablonok, lejáratok, ötletek és jelszóhivatkozások ugyanabban a felületben.

Biztonság

A rendszer jelszóval és Google Authenticator-alapú kétlépcsős azonosítással véd, a belépéseket naplózza, és ismételt hibás próbálkozás után zárol. Minden űrlap CSRF-védelmet kap, a kód a webről elérhetetlen helyen fut, a keresőrobotok elől el van rejtve, a működését pedig 87 automatizált teszt ellenőrzi.

Az eredmény

Egy új ügyfélnél ma a kérdőívtől az ajánlaton, a szerződésen és a projekten át a számláig minden egy rendszerben történik, és a gépies részeket, az ajánlatírástól a havidíjas számlázásig, az automatizmusok végzik. Ugyanezt a szemléletet viszem az ügyfeleim egyedi CRM-jeibe is.

A képen szereplő cégnevek és összegek illusztrációk, nem valós ügyféladatok.