CRM biztosítási alkusznak és biztosítási irodának: szerződések, évfordulók, AI-adatkinyerés

Egy biztosításközvetítő munkájának jelentős része nem tanácsadás, hanem adminisztráció. Ügyféladatokat kell rögzíteni, szerződéseket nyilvántartani, évfordulókat és lejáratokat figyelni, nyomtatványokat kitölteni és leveleket írni a biztosítóknak. Minél több az ügyfél, annál több idő megy el erre, és annál nagyobb az esélye, hogy egy határidő elcsúszik. Ebben a cikkben azt mutatom meg, mit kell tudnia egy biztosítási irodának készült CRM-nek, az Aegis CRM fejlesztésének tapasztalataival.

Miért nem elég egy általános CRM?

Az általános CRM-ek értékesítési folyamatra épülnek: érdeklődő, ajánlat, lezárt üzlet. Egy biztosítási irodánál viszont a lezárt üzlet csak a kezdet. Egy szerződés évekig él, évfordulói vannak, módosul, megszűnik vagy megújul, és mindegyik eseményhez feladat tartozik. A dobozos rendszerek nem ismerik a szerződéstípusokat, a biztosítónként eltérő levelezést és a sok, kézzel kitöltött nyomtatványt, ezért a tanácsadók végül mégis táblázatokban és papíron követik a fontos dolgokat.

Mire van szüksége egy biztosítási irodának?

Ügyfelek és szerződések egy helyen. Az ügyfél adatlapján látszódjon minden szerződése, a biztosító, a szerződés típusa, a díja, az évfordulója és az összes hozzá tartozó dokumentum.

Évfordulók és határidők. A határidők figyelése az egyik legfontosabb feladat. A kötelező gépjármű-felelősségbiztosításnál például az évforduló előtt legalább 30 nappal kell felmondani a szerződést, ha az ügyfél váltani szeretne. Ha az iroda erről nem szól időben, az ügyfél egy évre a régi díjnál ragad. Egy jó rendszer automatikusan jelez, és akár magától el is küldi az ügyfélnek az emlékeztetőt.

Lead-kezelés. Az érdeklődők útja az első megkereséstől a szerződéskötésig, és egy kattintással ügyféllé alakítás, hogy semmit ne kelljen újra rögzíteni.

Dokumentumok és nyomtatványok. A gyakran használt nyomtatványok sablonból, az ügyfél adataival automatikusan kitöltve készüljenek el.

Levelezés. A biztosítóknak és az ügyfeleknek küldött levelek és a csatolmányok közvetlenül az ügyfél adatlapjára kerüljenek, hogy később is visszakereshetők legyenek.

Az Aegis CRM: egy biztosítási iroda saját rendszere

Az Aegis CRM egy biztosításközvetítő iroda számára készült, 14 modulból álló, teljesen egyedi rendszer. Néhány megoldás, amely a legtöbb időt spórolja meg:

• AI-adatkinyerés: a feltöltött PDF-ekből és fotókból a mesterséges intelligencia olvassa ki az ügyféladatokat. A tanácsadó ellenőrzi és jóváhagyja az eredményt, a duplikációkat pedig a rendszer kiszűri.
• Automatikusan kitöltött dokumentumok: PDF- és Word-sablonok egy vizuális mezőszerkesztővel, így a nyomtatványok egy kattintással elkészülnek.
• Évforduló-emlékeztetők: az évfordulók, a lejáratok és a születésnapok a naptárban jelennek meg, az emlékeztető e-mailek pedig maguktól mennek ki.
• Beépített postafiók: a levelek és a csatolmányok közvetlenül az ügyfélhez menthetők.
• Ügyfélportál: az ügyfelek maguk láthatják a dokumentumaikat, és egy linken keresztül, belépés nélkül is kitölthetik az adataikat.
• Több iroda: minden iroda adatai szigorúan elkülönülnek egymástól.

A rendszer körülbelül két hónap alatt készült el, és azóta az adatrögzítést az AI, a nyomtatványokat a sablonok, az emlékeztetőket pedig az automatikus folyamatok végzik. A tanácsadóknak így több idejük marad az ügyfeleikre.

Adatbiztonság: itt nem lehet kompromisszum

Egy biztosítási irodában különösen érzékeny adatok vannak: személyes adatok, egészségügyi információk, vagyoni adatok. Ezért az Aegis CRM-ben az érzékeny adatok titkosítva tárolódnak, a hozzáférést szerepkörök szabályozzák, minden műveletről naplóbejegyzés készül, és az ügyfél kérésére az adatai exportálhatók vagy törölhetők. Egy biztosításközvetítőnél ezek nem extra funkciók, hanem alapkövetelmények, és egy rendszer kiválasztásánál erre kell elsőként rákérdezni.

Az AI szerepe: segítő, nem döntéshozó

Az AI-adatkinyerés hatalmas időt spórol, de fontos, hogy a végső szót mindig a tanácsadó mondja ki. A rendszer javaslatot tesz, kiolvassa az adatokat a dokumentumból, a tanácsadó pedig ellenőrzi és jóváhagyja. Így a gyorsaság nem megy a pontosság rovására, és a felelősség is ott marad, ahol lennie kell. Arról, mit érdemes ma az AI-ra bízni, itt írtam: Mit bízhatsz ma az AI-ra?

Hogyan kezdj hozzá?

Gyűjtsd össze, melyik az a három feladat, amely a legtöbb időt viszi el a tanácsadóktól, és melyik határidő csúszik el a leggyakrabban. Általában az adatrögzítés, a nyomtatványok kitöltése és az évfordulók figyelése kerül az élre. Egy első verzió ezekre koncentrálhat, a többi modul pedig lépésenként jöhet. A fejlesztés menetéről itt olvashatsz: Egyedi CRM rendszer fejlesztés.

Ha szeretnéd megtudni, mit oldana meg egy egyedi rendszer a te irodádban, az ingyenes 30 perces auditon közösen végignézzük a folyamatot. További példákat az egyedi CRM oldalán találsz.

Gyakori kérdések

Mennyire megbízható az AI-adatkinyerés?

A jól olvasható dokumentumoknál nagyon pontos, de a rendszer minden esetben a tanácsadó elé teszi az eredményt jóváhagyásra. Így egy hibásan kiolvasott adat sem kerülhet be ellenőrzés nélkül.

Át lehet hozni a meglévő ügyfél- és szerződésadatokat?

Igen. A táblázatokban vagy egy korábbi rendszerben lévő adatok átvihetők, így az iroda nem kezd üres lappal.

Működik a rendszer több irodával vagy alirodával?

Igen, az Aegis CRM eleve így készült: minden iroda adatai elkülönülnek, és mindenki csak a saját ügyfeleit látja.

Mennyi idő alatt készül el egy ilyen rendszer?

Az Aegis CRM, a maga 14 moduljával, körülbelül két hónap alatt készült el. Egy szűkebb első verzió, például az ügyfelek, a szerződések és az évforduló-emlékeztetők, ennél jóval gyorsabban használható.

Hol tárolódnak az adatok?

A rendszer egy védett szerveren fut, rendszeres mentéssel, titkosított adattárolással és szerepkörökhöz kötött hozzáféréssel. A pontos tárolási helyet a projekt elején közösen határozzuk meg.