Rendeléskövető rendszer webshopnak: mikor nem elég már a webshop admin felülete?

Egy induló webshopnál a webshopmotor admin felülete mindenre elég: látszanak a rendelések, a készlet, a vásárlók. Ahogy azonban a bolt nő, egyre több minden kerül ki a webshopból. A csomagokat egy külső logisztikai partner adja fel, a készlet egy része alapanyag, amiből gyártani kell, a vevők levelei egy külön postafiókba érkeznek, a csapat pedig táblázatokban és üzenetekben egyezteti, hol tart egy rendelés. Ebben a cikkben megmutatom, mikor érdemes egy saját rendeléskövető rendszerben gondolkodni, és mit tud egy ilyen rendszer a gyakorlatban.

A jelek, hogy kinőtted a webshop admin felületét

Ugyanazt az információt több helyen keresitek. A rendelés a webshopban van, a csomag állapota a futárcég felületén, a vevő levele a postafiókban, a megjegyzés egy táblázatban. Egy egyszerű kérdés megválaszolása, például hogy hol tart egy rendelés, öt perc keresgélés.

Sok az át nem vett csomag. Az utánvétes rendeléseknél minden vissza nem vett csomag kétszer viszi a pénzt: kifizeted a kiszállítást oda és vissza, a termék pedig napokig úton van ahelyett, hogy eladnád.

A készlet nem csak késztermék. Ha alapanyagokból gyártasz vagy csomagolsz, a webshop jellemzően csak a késztermékeket látja. Hogy mennyi alapanyag van, és mikor kell rendelni, azt valaki fejben vagy táblázatban követi.

Többen dolgoznak a rendeléseken. A rendeléskezelő, a raktáros és a marketinges mást lát és mást csinál, de a webshop admin felülete mindenkinek ugyanazt mutatja, vagy nem lehet finoman szabályozni, ki mihez fér hozzá.

Mit tud egy rendeléskövető rendszer?

A Seven Sekina szépségápolási termékeket és étrend-kiegészítőket forgalmaz, a rendelések nagy része utánvéttel érkezik, a csomagokat pedig az iLogistic adja fel. A csapat korábban több felületen, táblázatokban és üzenetekben követte a rendeléseket. Nekik egy 14 modulból álló, egyedi rendeléskövető rendszert fejlesztettem.

Automatikus rendelésszinkron. A rendelések és a csomagok állapota tízpercenként magától frissül a logisztikai partner rendszeréből. Senkinek sem kell kézzel ellenőriznie, hol tart egy csomag.

Utánvét-kockázatszűrés. A rendszer egy külső szolgáltatással összekötve jelzi, ha egy vevő korábban nem vette át a csomagját. A csapat így még a feladás előtt dönthet, például felhívja a vevőt, vagy előre utalást kér.

Készlet és gyártás. Késztermékek és alapanyagok, receptúrák, gyártási tételek és minimumszintek egy helyen. A rendszer jelzi, ha valami fogyóban van.

Beépített postafiók. A vevők levelei a rendelésszám alapján automatikusan a megfelelő rendeléshez kapcsolódnak, így a teljes történet egy helyen látszik.

Szerepkörök. Adminisztrátor, rendeléskezelő, raktáros és marketinges, mindegyik a saját jogosultságaival. Mindenki azt látja, amire szüksége van.

Napi összefoglaló. Minden reggel hétkor a csapat egy rövid összefoglalót kap Telegramon az előző nap rendeléseiről és a mai feladatokról.

Nem a webshop helyett, hanem mellette

Fontos, hogy egy rendeléskövető rendszer nem váltja ki a webshopot. A vásárlás továbbra is a webshopban történik, a rendszer pedig a háttérben gyűjti össze és kapcsolja össze azt, ami a webshopon kívül történik: a logisztikát, a készletet, a levelezést és a csapat feladatait. Így nem kell webshopmotort váltani ahhoz, hogy a háttérfolyamatok rendben legyenek.

Ha mégis a webshopmotor a szűk keresztmetszet, erről itt írtam: Shoprenter, UNAS vagy WooCommerce?

Stabilitás és biztonság

Egy rendeléskövető rendszer a bolt idegrendszere: ha leáll, a csapat vakon dolgozik. Ezért a Seven Sekina rendszerét több mint 575 automatizált teszt védi, amelyek minden módosításnál ellenőrzik, hogy semmi nem romlott el. A jelszavak és az API-kulcsok titkosítva tárolódnak, a belépést zárolás és időkorlát védi, az adatokról pedig automatikus mentés készül.

Hogyan kezdj hozzá?

Írd össze, hány felületet nyit meg a csapat egy átlagos nap során, és melyik kérdés megválaszolása tart a legtovább. Ha a válasz a csomagok állapota, az első modul a logisztikai szinkron legyen. Ha az át nem vett csomagok, akkor a kockázatszűrés. Egy jó rendeléskövető rendszer lépésenként épül, mindig azzal kezdve, ami a legtöbb időt vagy pénzt viszi el. Arról, miben más ez egy dobozos CRM-nél, itt írtam: Egyedi CRM vagy dobozos CRM?

Ha szeretnéd megtudni, mit oldana meg egy ilyen rendszer a te boltodban, az ingyenes 30 perces auditon közösen végignézzük a folyamatot. További példákat az egyedi CRM oldalán találsz.

Gyakori kérdések

Le kell cserélnem a webshopomat egy rendeléskövető rendszerhez?

Nem. A rendeléskövető rendszer a webshop mellett működik, és a webshopon kívüli folyamatokat kapcsolja össze vele.

Melyik logisztikai partnerrel köthető össze?

Azokkal, amelyeknek van elérhető programozói felülete (API-ja) vagy adatexportja. A Seven Sekina rendszere az iLogistickel van összekötve, de ugyanez a megközelítés más partnereknél is működik.

Hogyan működik az utánvét-kockázatszűrés?

A rendszer egy külső szolgáltatásnál ellenőrzi, hogy a vevő korábban átvette-e a csomagjait. Ha volt át nem vett csomagja, a rendelés figyelmeztetést kap, és a csapat még a feladás előtt dönthet.

Mennyi idő alatt készül el egy ilyen rendszer?

A Seven Sekina rendszerének alapja néhány nap alatt elkészült, a további modulok pedig lépésenként érkeztek. A pontos idő a bekötendő rendszerek számától függ.

Telefonról is használható?

Igen. A rendszer mobilon is kényelmesen használható, ami a raktárban és útközben is fontos.