Egyedi CRM rendszer fejlesztés: mi kerül bele, hogyan készül, és mire figyelj

Az utóbbi hónapokban négy egyedi CRM-et építettem: egy szépségipari márkának, egy lapszabászatnak, egy biztosítási irodának és magamnak. Mind a négy máshogy néz ki, mert mind a négy más folyamatra épül. Amikor egy vállalkozó megkérdezi, mit kap egy egyedi CRM-mel, ezt a négy rendszert szoktam megmutatni. Ebben az írásban végigmegyek azon, mi kerül bele egy ilyen rendszerbe, hogyan zajlik a fejlesztés az első beszélgetéstől az éles indulásig, és mire érdemes figyelned, ha te is ilyet szeretnél.

Ha még az elején tartasz, és azt sem tudod, kell-e egyáltalán CRM, előbb ezt olvasd el: Mi az a CRM rendszer, és kell-e egy kisvállalkozásnak? Ha pedig azon gondolkodsz, hogy egy dobozos rendszer nem lenne-e elég, arról itt írtam: Egyedi CRM vagy dobozos CRM?

Mit jelent az, hogy „egyedi”?

Egy egyedi CRM nem egy kész szoftver testreszabott változata, hanem a te működésedre írt program. Nem azzal kezdjük, hogy milyen menüpontok legyenek benne, hanem azzal, hogy mi történik nálad egy megrendelés vagy egy érdeklődő útja során. A rendszer ennek a folyamatnak a digitális mása lesz: minden lépésnek, státusznak és értesítésnek oka van.

Ebből következik a legfontosabb különbség. Egy dobozos CRM-ben a csapat alkalmazkodik a szoftverhez, egy egyedi CRM-ben a szoftver alkalmazkodik a csapathoz. Nincs benne semmi, amit nem használtok, és benne van minden, ami nálatok fontos, akkor is, ha az egy teljesen szokatlan lépés.

Mi kerül bele? Négy rendszer, négy különböző válasz

Az alapok szinte mindig ugyanazok: ügyfelek és érdeklődők egy helyen, egy átlátható folyamat státuszokkal, emlékeztetők, e-mailek és jogosultságok. Az igazi érték viszont azokban a modulokban van, amelyek csak az adott cégnél léteznek.

Rendeléskövetés és utánvét-kockázat. A Seven Sekina rendeléseit egy külső logisztikai partner adja fel, és sok az utánvétes vásárló. Az ő CRM-jük tízpercenként magától frissíti a rendelések állapotát, jelzi a korábban át nem vett csomagokat, kezeli a késztermék- és az alapanyagkészletet, és minden reggel összefoglalót küld a csapatnak.

Szabásterv és automatikus árazás. A Kéki Lapszabászatnál a CRM a rendelésből kiszámolja, hány táblából jön ki a munka, elkészíti a szabástervet, beárazza az élzárást, és e-mailben elküldi az ajánlatot. A papíron érkező rendeléseket egy fotóból AI olvassa be.

Dokumentumok és AI-adatkinyerés. Az Aegis CRM egy biztosítási irodának készült. Itt a feltöltött szerződésekből és fotókból az AI olvassa ki az ügyféladatokat, a nyomtatványok egy kattintással kitöltődnek, az évfordulók és a lejáratok pedig maguktól jeleznek.

Ajánlat, szerződés, számla. A saját CRM-em egy egyéni vállalkozó teljes működését fogja össze: kérdőív, ajánlatoldal, online aláírható szerződés, projektek és számlázás egy helyen, a havidíjas számlák és a fizetési emlékeztetők automatikusan mennek ki.

A négy rendszerben kevés a közös modul, és ez nem véletlen. Az egyedi CRM lényege éppen az, hogy azt a pár dolgot oldja meg nagyon jól, ami az adott cégnél a legtöbb időt vagy pénzt viszi el.

Hogyan készül? Lépésről lépésre

1. Folyamattérkép. Az első és legfontosabb lépés egy beszélgetés, amelyen végigmegyünk, mi történik nálatok az első megkereséstől a kifizetett számláig. Ki csinál mit, hol vannak most az adatok, mi az, ami elakad vagy elfelejtődik. Ebből születik egy egyszerű folyamattérkép, és sokszor már itt kiderül, hol van a legnagyobb nyereség.

2. Az első verzió kijelölése. Nem akarunk mindent egyszerre. Kiválasztjuk azt a két-három dolgot, ami a legtöbbet ér, és az első verzió ezekre koncentrál. Ettől lesz gyorsan használható, és ettől nem fullad bele a projekt.

3. Tervezés. Elkészülnek a képernyők tervei, amelyeken látszik, hogyan fog kinézni a rendszer. Ezeket közösen nézzük át, mielőtt egyetlen sor kód készülne, mert egy terven sokkal olcsóbb változtatni, mint egy kész programon.

4. Fejlesztés, tesztekkel. A rendszer automatizált tesztekkel együtt készül. A Seven Sekina CRM-jében több mint 575, a Kéki rendszerében 294 ilyen teszt fut. Ezek minden változtatásnál ellenőrzik, hogy semmi nem romlott el, így a rendszer később is nyugodtan bővíthető.

5. Bekötés és adatátvitel. A CRM összekapcsolódik a meglévő eszközeitekkel: a weboldal űrlapjával, a levelezővel, a számlázóval, a logisztikai partnerrel vagy a naptárral. A régi adatok, legyenek azok táblázatban vagy egy korábbi rendszerben, átkerülnek, így senki nem kezd üres lappal.

6. Indulás és betanítás. A csapat rövid betanítást kap, és az első hetekben szorosan figyelem, hol akad el valaki. Ilyenkor még apró finomítások jönnek: egy mező, ami hiányzik, egy értesítés, ami túl gyakori.

7. Folyamatos fejlesztés. Az első verzió nem a vég, hanem a kezdet. Ahogy a cég változik, a CRM is vele változik: új modul, új bekötés, új automatizmus, mindig a valódi használat alapján.

Mennyi ideig tart?

Ma, AI-segítséggel, sokkal gyorsabban készül egy ilyen rendszer, mint néhány éve. A Seven Sekina CRM-jének alapja néhány nap alatt elkészült, a Kéki rendszere körülbelül egy hét alatt, a jóval összetettebb Aegis CRM pedig nagyjából két hónap alatt. A pontos idő attól függ, hány modul kell, és hány külső rendszert kell bekötni.

Fontos, hogy a gyorsaság nem jelenti a minőség feladását. Az AI a gépies kódolási munkát gyorsítja, a tervezés, a döntések és az ellenőrzés továbbra is emberi feladat, és az automatizált tesztek gondoskodnak arról, hogy a gyorsan elkészült rendszer stabil is legyen.

Biztonság és adatkezelés

Egy CRM-ben ügyféladatok vannak, ezért a biztonság nem utólagos kiegészítés. A rendszereimben titkosított jelszavak, belépési korlátozás, időkorlát, jogosultsági szintek és naplózás az alap, a kétlépcsős azonosítás pedig igény szerint bekapcsolható. A rendszer általában az ügyfél saját tárhelyén vagy szerverén fut, rendszeres mentéssel, így az adatok nálatok maradnak.

Mire figyelj, ha egyedi CRM-et rendelsz?

Kérdezd meg, hogyan fogjátok tudni később bővíteni a rendszert, és ki fogja csinálni. Kérdezz rá a tesztekre: ha nincsenek, minden későbbi módosítás kockázatos lesz. Tisztázd, hol fut a rendszer, és ki fér hozzá az adatokhoz. Kérj egy első, szűkebb verziót, mielőtt egy nagy, mindenre kiterjedő projektbe vágnátok. És kérdezd meg, hogyan történik az átadás és a betanítás, mert egy CRM csak akkor ér valamit, ha a csapat tényleg használja.

Ha szeretnéd megtudni, nálad mit oldana meg egy egyedi rendszer, az ingyenes 30 perces auditon közösen felrajzoljuk a folyamatodat. További példákat az egyedi CRM oldalán találsz.

Gyakori kérdések

Miben más egy egyedi CRM, mint egy testreszabott dobozos rendszer?

A testreszabott dobozos rendszer egy általános szoftver beállításokkal, az egyedi CRM viszont a te folyamatodra írt program. Benne lehet olyan lépés is, amelyet egyetlen dobozos rendszer sem ismer, például egy szabásterv vagy egy logisztikai szinkron.

Mennyi idő alatt készül el?

Egy jól körülhatárolt első verzió néhány nap és néhány hét között, a funkciók és a bekötések számától függően. Az összetettebb rendszerek lépésenként, használható részekben készülnek.

Mi történik a meglévő adatainkkal?

A táblázatokban vagy egy korábbi rendszerben lévő ügyfél- és rendelésadatokat átvisszük az új CRM-be, így senki nem kezd üres lappal.

Össze lehet kötni a számlázóval és a weboldallal?

Igen. A weboldal űrlapja, a levelező, a számlázó, a naptár és a logisztikai partnerek is beköthetők, így minden adat egyszer kerül be.

Ki tartja karban a rendszert az indulás után?

A karbantartást és a továbbfejlesztést én végzem, alkalmanként vagy havi keretben. A rendszert automatizált tesztek védik, így a bővítések biztonságosan elvégezhetők.

Mennyibe kerül egy egyedi CRM?

A modulok számától és a bekötendő rendszerektől függ. Az ingyenes audit után személyre szabott ajánlatot kapsz, és egy szűkebb első verzióval akár kisebb befektetéssel is lehet indulni.