CRM ingatlanirodának: mire van valójában szüksége egy ingatlanirodának?

Egy ingatlaniroda napja két dolog körül forog: ingatlanok és emberek körül. Vannak eladók, akik megbízást adnak, vevők és bérlők, akik keresnek, és ott vannak az ingatlanközvetítők, akik a kettőt összehozzák. Ha ez az információ füzetekben, táblázatokban, telefonokban és e-mail-fiókokban szétszórva él, akkor elvesznek a lehetőségek: egy vevő, akinek pont megfelelne az új ingatlan, egy eladó, akit elfelejtettek visszahívni, egy elégedett ügyfél, akitől senki sem kért értékelést. Ebben a cikkben végigmegyek azon, mit kell tudnia egy ingatlanirodai CRM-nek, és mikor éri meg egyedi rendszerben gondolkodni.

Ha még nem egészen tiszta, mi az a CRM, előbb ezt érdemes elolvasni: Mi az a CRM rendszer, és kell-e egy kisvállalkozásnak?

Miben más egy ingatlaniroda, mint egy átlagos vállalkozás?

A legtöbb CRM egy egyszerű útra épül: érdeklődő, ajánlat, vevő. Egy ingatlanirodánál ez az út kétirányú. Az egyik oldalon az eladók és a megbízások állnak, a másikon a vevők, a bérlők és a keresési igényeik. Az iroda értéke abban van, milyen gyorsan és pontosan tudja a kettőt összepárosítani. Ehhez olyan rendszer kell, amely az ingatlanokat és az ügyfeleket is érti, és tudja, melyik ügyfél melyik ingatlan iránt érdeklődött, mit látott már, és mit keres.

Az alapok: mi kell minden ingatlanirodai CRM-be?

Ingatlanok egy helyen. Minden megbízás az adataival, a fotóival, a dokumentumaival és az állapotával: aktív, foglalt, eladva. Ha az iroda ingatlanportálokon is hirdet, nagy segítség, ha a hirdetések adatai egyetlen helyről frissülnek.

Ügyfelek és keresési igények. A vevőknél és a bérlőknél nemcsak az elérhetőség számít, hanem az is, mit keresnek: környék, ár, méret, szobaszám, különleges igények. Egy jó rendszer ezeket szűrhető formában tárolja.

Párosítás. Ha egy új ingatlan kerül a rendszerbe, a CRM megmutathatja, mely vevők keresési igényeinek felel meg, és az ingatlanközvetítő már aznap felhívhatja őket. Ez az a funkció, amely a legközvetlenebbül hoz pénzt.

Megtekintések és naptár. A megtekintések időpontja, résztvevői és a visszajelzések a naptárban és az ügyfél adatlapján is látszódjanak. Ha egy vevő három lakást is megnézett, a negyediknél már tudni kell, mi tetszett neki és mi nem.

Utánkövetés és emlékeztetők. Egy eladó, aki most még nem adott megbízást, fél év múlva újra aktuális lehet. Egy jó rendszer emlékeztet, kit és mikor kell újra megkeresni.

Dokumentumok és jogosultságok. Megbízási szerződések, adásvételi előszerződések, személyes adatok. Itt különösen fontos, hogy ki mihez fér hozzá, és hogy az adatkezelés megfeleljen a GDPR-nak.

Az automatizálás, ami a legtöbbet hozza

A CRM attól lesz igazán hasznos, ha a rutinfeladatokat magától elvégzi. Egy ingatlanirodában ezek tipikusan a következők: az új érdeklődők automatikus visszaigazolása, a megtekintés előtti emlékeztető, az új ingatlanokról szóló értesítés a megfelelő vevőknek, és a lezárt ügyletek utáni értékeléskérés.

Ez utóbbi különösen fontos, mert aki eladót vagy vevőt keres, szinte mindig megnézi, mit írnak az irodáról a Google-ön. A Fodor Ingatlannak ezért egy olyan rendszert fejlesztettem, amely adásvétel, bérleti szerződés vagy megtekintés után, beállítható késleltetéssel, magától kéri az értékelést e-mailben vagy SMS-ben, emlékeztet, ha az ügyfél nem reagál, és a Google-ről visszaellenőrzi, hogy az értékelés megjelent-e. A munkatársaknak egy perc alatt elindítható, és nem kell emlékezniük arra, kitől kérjenek értékelést.

Ha az értékelésgyűjtés érdekel, a szabályokról és a jó gyakorlatról itt írtam részletesen: Hogyan szerezz több Google-értékelést?

Dobozos vagy egyedi?

Léteznek kifejezetten ingatlanirodáknak készült dobozos rendszerek, és egy kisebb irodának, amelynek a folyamatai a megszokott mintát követik, ezek jó kiindulópontot adhatnak. Egy egyedi rendszer akkor éri meg, ha az iroda működése eltér a megszokottól, például ha bérbeadással és ingatlankezeléssel is foglalkozik, ha több irodában dolgozik, vagy ha a meglévő eszközeivel, például a weboldalával, a levelezőjével és a naptárával szeretné szorosan összekötni.

Gyakran nem is egy teljes CRM-mel érdemes kezdeni, hanem egyetlen, jól körülhatárolt modullal, amely a legtöbb időt spórolja meg. A Fodor Ingatlannál ez az értékelésgyűjtés volt. Erről a döntésről bővebben: Egyedi CRM vagy dobozos CRM?

Hogyan kezdj hozzá?

Írd össze, mi történik nálatok egy megbízással az első hívástól az aláírásig, és egy vevővel az első érdeklődéstől a kulcsátadásig. Jelöld meg, hol vesznek el adatok, hol kell valamit kétszer begépelni, és mit felejtenek el a legtöbbször. Ebből a listából látszik, melyik modul hozná a legtöbbet. A fejlesztés menetéről itt olvashatsz: Egyedi CRM rendszer fejlesztés.

Ha szeretnéd megtudni, mit oldana meg egy CRM a te irodádban, az ingyenes 30 perces auditon közösen felrajzoljuk a folyamatot. További példákat az egyedi CRM oldalán találsz.

Gyakori kérdések

Kell CRM egy kis, két-három fős ingatlanirodának?

Ha a megbízások és a vevők száma már nem fér el egy ember fejében, igen. Egy kisebb irodában is sok lehetőség vész el azon, hogy egy új ingatlanról nem jut eszébe senkinek, melyik vevőnek felelne meg.

Össze lehet kötni a CRM-et az ingatlanportálokkal?

Ez a portál lehetőségeitől függ. Ahol van adatcsatorna vagy exportálási lehetőség, ott a hirdetések adatai a CRM-ből frissíthetők, így nem kell több helyen külön szerkeszteni őket.

Hogyan kezeli a rendszer az ügyfelek személyes adatait?

Szerepkörökhöz kötött jogosultságokkal, titkosított tárolással és naplózással. Az ügyfél kérésére az adatai exportálhatók vagy törölhetők, ahogy a GDPR előírja.

Mennyi idő alatt készül el egy ingatlanirodai rendszer?

Egy jól körülhatárolt modul, például egy értékelésgyűjtő vagy egy párosító rendszer, néhány hét alatt elkészülhet. A teljes, több modulból álló CRM lépésenként, használható részekben készül.

Használhatják a rendszert az ingatlanközvetítők telefonról is?

Igen. A rendszereimet mobilra is tervezem, mert az ingatlanközvetítők a nap nagy részében terepen vannak.