Egyedi CRM vagy dobozos CRM? Mikor melyik éri meg egy kisvállalkozásnak

Idén több cégnek építettem egyedi CRM-et, és a beszélgetések szinte mindig ugyanúgy kezdődtek. Valamilyen rendszer már volt, de félig működött: a rendelések egy része ott volt, a másik része egy Excel-táblában, a határidők pedig valakinek a fejében. Ha te is itt tartasz, jó eséllyel az a kérdés foglalkoztat, hogy egy jobb dobozos rendszerre kellene-e váltani, vagy megéri egy sajátot készíttetni.

A két út röviden

Dobozos CRM-nek azt hívom, amire előfizetsz, és ugyanúgy működik nálad, mint több ezer másik cégnél. Gyorsan beüzemelhető, és ha a folyamatod egyszerű (érdeklődő, ajánlat, lezárás), sokáig elég is. A hátránya, hogy neked kell igazodnod hozzá.

Egyedi CRM-nél fordítva megy: leülünk, végigjárjuk, hogyan dolgoztok, és a rendszer ehhez készül. Nincs benne semmi, amit nem használtok, viszont benne van az a lépés is, amit egy általános szoftver nem ismer. Egy lapszabászatnál ez a szabásterv, egy webshopnál az utánvétes kockázat, egy biztosítási irodánál a biztosítónként eltérő levelezés.

Mikor maradnék a dobozosnál?

Ha most indulsz, és még te magad sem tudod pontosan, hogyan fog kinézni a folyamatod, ne készíttess egyedi rendszert. Előbb derüljön ki, mi a tényleges munkamenet, és hol akad el. Addig egy egyszerű, olcsó dobozos CRM teljesen rendben van. Ugyanezt mondanám akkor is, ha a meglévő eszközeid (levelező, naptár, számlázó) közvetlenül összeköthetők a választott rendszerrel, és nincs különleges lépés a munkádban.

Egy dolgot viszont mindenképp csinálj: jegyezd fel, hol kell kerülőutat használni. Ezekből a jegyzetekből lesz később a legjobb specifikáció.

Amikor már szűk a doboz

Az első jel szinte mindig az, hogy a CRM mellett újra megjelenik egy táblázat. Valamit nem tud a rendszer, ezért valaki elkezdi külön vezetni. A második, hogy ugyanazt az adatot több helyre is beírjátok: a CRM-be, a számlázóba és a naptárba. A harmadik a legdrágább: elcsúszik egy visszahívás, egy fizetési határidő vagy egy rendelés, mert a rendszer nem jelzett időben.

Ha a csapat már „trükkökkel” használja a szoftvert, például a megjegyzésmezőbe ír valamit, aminek saját mezőnek kellene lennie, akkor a doboz már nem segít, hanem akadályoz.

Egy példa a saját munkáimból

A Seven Sekina szépségipari termékeket árul, a rendelések nagy része utánvétes, a csomagokat pedig egy külső logisztikai partner adja fel. Náluk az volt a gond, hogy nem látták egy helyen, melyik rendelés hol tart, és melyik vevő kockázatos. Az egyedi rendszer tízpercenként magától frissíti a rendeléseket a logisztikai partnertől, és jelzi, ha egy vevő korábban nem vette át a csomagját. Ilyet egy általános CRM nem tud a dobozból, legfeljebb drága kiegészítőkkel és sok kézi beállítással.

Egy lapszabászatnál egészen más volt a helyzet. Ott a CRM a rendelésből magától kiszámolja, hány táblából jön ki a megrendelés, és mennyi az élzárás. A papíron érkező rendeléseket pedig egy fotóból AI olvassa be. Ebben az esetben a CRM már nem egy különálló eszköz, hanem a műhely egész működésének a közepe.

Mennyibe kerül, és mikor térül meg?

A dobozos rendszer havidíjas, általában felhasználónként. Kis csapatnál ez eleinte kevés, de évek alatt szépen összeadódik. Az egyedi fejlesztés egyszeri, nagyobb kiadás, cserébe nincs felhasználónkénti díj, és a rendszer a ti folyamataitokhoz igazodik.

A megtérülést én mindig egyszerűen számolom. Hány órát tölt a csapat hetente adatrögzítéssel, egyeztetéssel és utánajárással? Mennyi pénzt visz el havonta egy-egy elfelejtett visszahívás vagy át nem vett csomag? Ha ezek összege komoly, egy jól megtervezett egyedi rendszer gyakran már az első évben visszahozza az árát.

Ha belevágnál

Ne akarj mindent egyszerre. Írd le lépésenként, mi történik az első megkereséstől a kifizetett számláig, és jelöld meg, hol megy el a legtöbb idő. Az első verzió ezt az egy pontot oldja meg, a többi modul ráér később. Az összes többi, például a naptár, a számlázó vagy a weboldal űrlapja, fokozatosan köthető hozzá.

Ha kíváncsi vagy, nálad melyik út a jobb, az ingyenes 30 perces auditon átnézzük a folyamataidat. Az egyedi CRM oldalán pedig további példákat is találsz.

Gyakori kérdések

Mennyi idő alatt készül el egy egyedi CRM?

Egy jól körülhatárolt első verzió néhány hét alatt elkészülhet. A teljes rendszer utána lépésenként, mindig használható részekben bővül.

Át lehet költözni egy dobozos CRM-ből egy egyedibe?

Igen. A meglévő ügyfél- és rendelésadatokat exportáljuk, és betöltjük az új rendszerbe, így nem kell elölről kezdeni.

Mi történik, ha változik a működésünk?

Az egyedi rendszer ebben erős: a CRM a céggel együtt változik, új lépés vagy modul bármikor hozzáadható.

Kell hozzá saját informatikus?

Nem. A fejlesztést, a telepítést és a karbantartást én végzem, a csapatnak rövid betanítás után csak használnia kell.